Från den 25 maj 2018 träder en EU-gemensam förordning för hantering av personuppgifter i kraft; GDPR (General Data Protection Regulation) .
Den ersätter PuL, den svenska personuppgiftslagen som trädde i kraft 1998 och som reglerar hantering av personuppgifter.
Sundby Strands samfällighet behandlar endast nödvändiga personuppgifter så som fastighet, fastighetsägare, adress, postadress, mobilnummer och e-postadress. Dessa personuppgifter sparas och behandlas för att kunna informera medlemmarna, bjuda in till årsstämma och på andra sätt kommunicera med samfällighetens medlemmar.
Sundby Strands samfällighet hanterar (lagrar och använder för kommunikation och årlig debitering) endast medlemmars personuppgifter för samfällighetens arbete och lämnar inte personuppgifter vidare. I samfällighetens styrelse har endast ordförande, kassör och webmaster tillgillgång till hela registret.
Grund för Sundby Strands samfällighets personuppgiftshantering är det avtal som finns med medlemmarna där föreningens stadgar betraktas som avtalet, vilket innebär att den ordinarie hanteringen baseras på avtalsförhållandet.
Sundby Strands samfällighet tar endast in den information som är nödvändig för att kunna upprätthålla den verksamhet som bedrivs av samfälligheten och för att kommunicera med samfällighetens medlemmar. Den information som samfälligheten hanterar beskrivs ovan och inga andra uppgifter registreras.
För att samfälligheten alltid ska ha korrekta och uppdaterade uppgifter uppmanas medlemmarna att meddela styrelsen om någon uppgift behöver ändras, t.ex. om man flyttar.
För att hantera samfällighetens fakturering och uppdatering av fastighetsregister samarbetar samfälligheten med Fortnox/Rådek redovisning och revision som sänder ut betalningsavier för inbetalning av årliga medlemsavgifter.
MEDLEMS RÄTTIGHETER
Medlem i Sundby Strands samfällighet har rätt att få veta vilka personuppgifter som samfälligheten hanterar. Det sker genom begäran om ett så kallat registerutdrag. Medlem kan begära att personuppgift rättas ifall uppgifterna är felaktiga. Registerutdrag kan endast begäras för den egna fastigheten.